Elaboración del Registro de Ventas Electrónico SLE-PORTAL

De acuerdo a los anotado en los post anteriores, para el Registro de Ventas a diferencias del Registro de Compras, se puede realizar la carga de forma individual, esto es, documentos por documento directamente a través de SUNAT Operaciones en Línea, o de forma masiva utilizando el archivo .txt y siguiendo el mismo procedimiento señalado para el Registro de Compras.

Cabe precisar que si el contribuyente, además de optar por el sistema PORTAL para cumplir su obligación de generar los Registros Electrónicos, es también emisor electrónico de facturas por el mismo sistema PORTAL, recordando que ambos sistemas son independientes desde la Resolución de Superintendencia N° 279-2012/SUNAT, dichas facturas electrónicas emitidas se incorporan automáticamente en el Registro de Ventas PORTAL, siendo obligatorio complementar el referido Registro con los comprobantes físicos (facturas, boletas, liquidaciones de compra, etc.) que se hayan emitido en el mismo periodo.

a) Carga individual

Para el registro de comprobantes de pagos físicos, se debe ingresar a la opción dispuesta para tales efectos en SUNAT Operaciones en Línea, siguiendo la ruta a continuación señalada:

 El periodo es determinado por el sistema, si nos encontramos obligados a generar el registro desde el periodo enero de 2014 (cuyo vencimiento de acuerdo al último dígito del RUC se encuentra dispuesto en el Cronograma Tipo B), el sistema nos requerirá de forma obligatoria comenzar por dicho periodo, y solo después de haber generado el libro nos habilitará la posibilidad de registrar operaciones del periodo siguiente (febrero). El sistema requiere el cumplimiento correlativo de los periodos. En el caso de los generadores voluntarios el sistema reconocerá como primer periodo aquel en el que se ingrese documentos por primera vez, por ejemplo (como se observa en el print) desde el periodo febrero de 2014.

En este registro individual de comprobantes de pago físicos se debe responder a cada una de las preguntas formuladas por el aplicativo, las que no obstante ya poseen una marca por defecto, debiendo ser modificada de ser el caso.

Partiendo del supuesto que se trata de una factura por venta interna, solo por conceptos gravados con el IGV, no afecta al ISC, en moneda nacional, pasamos a registrar los datos solicitados en el siguiente cuadro de dialogo, identificando los datos del comprobante y del adquiriente. De especial referencia es la serie del comprobante físico, que aun cuando posee tres dígitos (como manda además el artículo 9° del Reglamento de Comprobantes de Pago), debe ser ingresado a 4 dígitos, consignándole un 0 a la izquierda:

  

A continuación registraremos la base imponible de las operaciones contenidas en el comprobante de pago físico que se está ingresando al Registro de Ventas e Ingresos PORTAL.

  

Posteriormente se debe tomar la opción “Registrar” para completar el procedimiento de incluir el comprobante físico en el Registro electrónico

a) Carga masiva

Siguiendo los pasos señalados para el Registro de Compras, debemos descargar los formatos indicados en el punto a) del acápite anterior. Una vez en el Excel  denominado Anexo+RS+(2), nos ubicaremos en el Anexo 1_RV

Copiar desde la celda A5 hasta la F32

Dentro del mismo archivo, abrir una hoja nueva. Ubicarse en la celda A1 y con clic derecho (anti clic) seleccionar “pegado especial”. A continuación, tal como señala en el print, seleccionar la opción “trasponer”:

  

Reducir el tamaño de las filas, hasta que el archivo Excel permita consignar información en la parte inferior.

Seleccionar todas las columnas desde la parte superior (desde la columna A hasta la AB). Seleccionar “formato de celdas”. Seleccionar la opción “Texto”. Esto permitirá que cuando se consignen ceros a la izquierda, o lo formatos de fecha, el Excel los respete y con ello se pueda cumplir con los formatos solicitados.

Adviértase que solo las columnas D (campo 3), F (campo 5), H (campo 7), V (campo 21) y AB (campo 27) son datos obligatorios, las demás columnas o campos pueden quedar en blanco, de no existir información a consignar.

  

Registraremos una factura física de venta, bajo los siguientes datos:

Columna D (campo 3): Fecha de emisión del comprobante de pago 29/01/2014, bajo el formato año, mes, día.

Columna F (campo 5): 01 – Factura. Tipo de comprobante de pago o documento. Los códigos de los tipos de comprobantes son los mismos que aquellos asignados en la Tabla 10 de la Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT, norma referidas a Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios.

Columna G (campo 6): 0002. Número de serie del comprobante de pago. A pesar de ser un campo no obligatorio, en tanto poseemos información se debe asignar la mismas. Aquí debe advertirse que a pesar de lo señalado en la numeral 4.1 del artículo 9° del Reglamento de Comprobantes de Pago, la serie debe estar compuesta de cuatro dígitos (no de tres).

Columna H (campo 7): 1250. Número del comprobante de pago

Columna J (campo 9): 6 (RUC) Tipo de Documento de Identidad del cliente. Ver Tabla 2 de la Resolución de Superintendencia N°  234-2006/SUNAT.

Columna K (campo 10): 10413631845. Número de Documento de Identidad del cliente.

Columna L (campo 11): ZUÑIGA RODRIGUEZ NORA ELIZABETH. Apellidos y nombres, denominación o razón social  del cliente. Aquí debo precisarle que el sistema PORTAL consignará la información que el sistema posee sobre el número de RUC, aun cuando hayamos consignado datos equivocados, a diferencia del PLE que no corregiría dicha información.

Columna N (campo 13): 3 000.00. Base imponible de la operación gravada.

Columna R (campo 17): 540.00. IGV y/o IPM.

Columna V (campo 21): 3 540.00. Importe total del comprobante de pago.

Columna AB (campo 27): 1. Estado que identifica la oportunidad de la anotación. 1 la operación (ventas gravadas, exoneradas, inafectas y/o exportaciones) corresponde al periodo, así como a las Notas de Crédito y Débito emitidas en el periodo.

Todos los demás campos pueden quedar en blanco.

Una vez llenados todos los parámetros del Registro de Ventas e Ingresos, debemos, de la misma forma indicada para el Registro de Compras, pasar la información del Excel al formato .txt separando cada campo con el signo “|” (palote). Considerando que para el Registro de Compras ya hemos modificado la configuración de nuestro equipo (configuración regional), copiaremos las celdas B7 hasta AB7, aun cuando la columna B (campo 1) no tenga información alguna.

Se debe abrir un nuevo archivo Excel (no trabajar sobre el archivo original). En la casilla A1 se debe pegar la información antes copiada.

  

Se debe guardar el nuevo archivo. Opción “guardar como” (ubicar por ejemplo el escritorio o mis documentos o la carpeta de su elección), y en tipo seleccionar el formato CSV (delimitado por comas) (*.csv). A continuación “guardar”, al siguiente mensaje “Aceptar”, y al siguiente “Si”. Cerrar el archivo creado (a la pregunta “desea guardar los cambios, responder NO).

Sobre el archivo generado, debe darle anti clic o clic derecho, selección “abrir con”, y tomar la opción “bloc de notas”. Se generará el archivo .txt con la información de los campos delimitada por el signo |. Este archivo se debe guardar en la carpeta asignada para tal fin en su pc.

Recuerde lo señalado para el Registro de Compras, el último carácter que posea el archivo .txt construido sea el “|”, caso contrario el archivo no será leído, reportando error en el momento de la ejecución. Asimismo, la denominación del archivo puede ser cualquiera, toda vez que el sistema PORTAL no exige nomenclatura alguna.

Debemos regresar a SUNAT Operaciones en Línea, en la pestaña Sistema de Libros y Registros Electrónicos – Sistema de Libros Electrónicos SOL, seleccionar Registro de Ventas electrónico y luego Importación de Comprobantes de Pago Físicos. Debemos ubicar el archivo .txt que hemos construido y guardado. Una vez seleccionado, debemos tomar la opción “cargar archivo”.

Cargado el archivo, el sistema solicita que se registre la información, tomando la opción dispuesta para tal efecto.

A continuación debemos dirigirnos dentro de la misma pestaña del Registro de Ventas electrónico, a la opción “Generación del registro de ventas electrónico”, y elegir “Generación del Preliminar del Registro de Ventas Electrónico”

Como se aprecia a continuación, el preliminar del Registro de Ventas Electrónico posee no solo los documentos físicos cargados (mediante el archivo .txt), además las facturas electrónicas en el caso que el contribuyente también sea generador de Facturas a través del sistema PORTAL (no siendo esta una condición obligatoria).

El siguiente paso a seguir es “Generar el Registro de Ventas Electrónico”, para cuyo fin solo es necesario dar un clic adicional sobre la opción para ello dispuesta, tal como se observa en el primer anterior. Luego de ello nos es posible ir a la opción de descarga en donde se encuentra la constancia de generación en formato .pdf, habiendo cumplido así la obligación de generar el Registro de Ventas electrónico.

 Agradezco a Miguel Ríos Correa, por el presente artículo.