Elaboración del Registros de Compras SLE - PORTAL

Continuando con el post anterior, en esta oportunidad se tratará sobre:

Elaboración del Registros de Compras SLE - PORTAL

Como condición previa debo precisarles que para la generación del Registro de Compras a través del SLE - PORTAL, la información se debe importarse de forma masiva, a través de la estructuras que pasaremos a construir, a diferencia del Registro de Ventas e Ingresos, en el que es posible que la importación sea individual (a través de la opción dispuesta para tal efecto en SUNAT Operaciones en Línea – Registro de Comprobantes de Pago Físicos), o masiva.

Además en el Registro de Compras, se debe incluir en la estructura que pasaremos a construir la información de todos los comprobantes de pago que se nos han emitido, ya sean físicos o electrónicos (a través de la denominada factura PORTAL emitida desde SUNAT Operaciones en Línea, o las facturas o boletas de venta electrónicas emitidas desde los sistemas del contribuyente), así como de los documentos complementarios (notas de crédito o débito físicas o electrónicas). Es decir, nada llega solo al Registro de Compras PORTAL, todo debe ser importado.

En cambio, para el Registro de Ventas e Ingresos, ya sea que se opte por la importación masiva o individual, se registra los comprobantes de pago emitidos de forma física, así como las facturas o boletas de venta emitidas desde los sistemas del contribuyente, toda vez que las factura PORTAL emitida desde SUNAT Operaciones en Línea se incorporan de forma automática al Registro de Ventas e Ingresos en el momento de la generación. Recordemos que en principio, cuando se legislo por primera vez el sistema de facturas electrónicas – PORTAL, mediante la Resolución de Superintendencia N° 188-2010/SUNAT, le emisión de estás obligaba a la generación del RVI y del RC PORTAL (aunque en ese momento como se ha dicho, el sistema se denominaba SLE – SOL), es recién con la Resolución de Superintendencia N° 279-2012/SUNAT (27.11.2012) que ambos sistemas se independizan, es decir, el hecho de emitir facturas electrónicas no obliga per se a generar los registros electrónicos, asimismo, el llevar registros electrónicos a través del PORTAL no obliga a la emisión de facturas electrónicas.

En relación a la construcción del archivo para la generación del Registro de Compras, se debe:

a) Descargar los formatos publicados con la Resolución de Superintendencia N° 066-2013/SUNAT

b) Se descargara el archivo Excel denominado Anexo+RS+(2), en cuyas dos primeras pestañas se encuentran las estructuras para la construcción del Registro de Ventas e Ingresos (Anexo 1_RVI), y para el Registro de Compras (Anexo 2_RC), y en las dos siguientes los estados o indicador de operaciones para cada uno de los registros (Anexo 3 y Anexo 4). Para este primer caso nos quedaremos en el Anexo 2_RC:

c) Copiar desde la celda A5 hasta la F37

d) Dentro del mismo archivo, abrir una hoja nueva. Ubicarse en la celda A1 y con clic derecho (anti clic) seleccionar “pegado especial”. A continuación, tal como señala en el print, seleccionar la opción “trasponer”: 

e) Reducir el tamaño de las filas, hasta que el archivo Excel permita consignar información en la parte inferior.

f) Seleccionar todas las columnas desde la parte superior (desde la columna A hasta la AG). Seleccionar “formato de celdas”. Seleccionar la opción “Texto”. Esto permitirá que cuando se consignen ceros a la izquierda, o lo formatos de fecha, el Excel los respete y con ello se pueda cumplir con los formatos solicitados.

g) Adviértase que solo las columnas D (campo 3), F (campo 5), I (campo 8), W (campo 22) y AG (campo 32) son datos obligatorios, las demás columnas o campos pueden quedar en blanco, de no existir información a consignar. 

h) Registraremos una factura de compra sujeta a detracción, bajo los siguientes datos:

Columna D (campo 3): Fecha de emisión del comprobante de pago 20/01/2014, bajo el formato año, mes, día.

Columna F (campo 5): 01 – Factura. Tipo de comprobante de pago o documento. Los códigos de los tipos de comprobantes son los mismos que aquellos asignados en la Tabla 10 de la Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT, norma referidas a Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios.

Columna G (campo 6): 0001. Número de serie del comprobante de pago. A pesar de ser un campo no obligatorio, en tanto poseemos información se debe asignar la mismas. Aquí debe advertirse que a pesar de lo señalado en la numeral 4.1 del artículo 9° del Reglamento de Comprobantes de Pago, la serie debe estar compuesta de cuatro dígitos (no de tres).

Columna I (campo 8): 423. Número del comprobante de pago

Columna K (campo 10): 6 (RUC) Tipo de Documento de Identidad del proveedor. Ver Tabla 2 de la Resolución de Superintendencia N°  234-2006/SUNAT.

Columna L (campo 11): 10423223532. Número de Documento de Identidad del proveedor.

Columna M (campo 12): RAMOS ROMERO GABRIELA DEL PILAR. Apellidos y nombres, denominación o razón social  del proveedor. Aquí debo precisarle que el sistema PORTAL consignará la información que el sistema posee sobre el número de RUC, aun cuando hayamos consignado datos equivocados, a diferencia del PLE que no corregiría dicha información.

Columna N (campo 13): 5 000.00. Base imponible de la adquisición gravada destinada a operaciones gravadas y/o exportaciones exclusivamente.

Columna O (campo 14): 900.00. IGV y/o IPM.

Columna W (campo 22): 5 900.00. Importe total del comprobante de pago.

Columna AD (campo 29): 20/01/2014. Fecha de emisión de la constancia de depósito de detracción.

Columna AE (campo 30): 1787456. Número de la constancia de depósito de detracción.

Columna AG (campo 32): 1. Estado que identifica la oportunidad de la anotación. 1 cuando se anota el Comprobante de Pago o documento en el periodo que se emitió o que se pagó el impuesto, según corresponda.

Todos los demás campos pueden quedar en blanco.

i) Una vez llenados todos los parámetros del Registro de Compras, debemos pasar la información del Excel al formato .txt. No obstante, debe advertirse que cada campo en el archivo de texto plano (.txt) debe separarse por el signo “|” (palote). Para ello, podemos utilizar la función “concatenar” del Excel, o mejor se puede cambiar la configuración del equipo para que de forma automática separe los campos con el signo |.

Para ello es necesario ingresar a “panel de control”, después a “reloj, idioma o región”, “configuración regional y de idioma”, “configuración adicional”, y en la opción “separador de listas” cambiar la “,” por un “|”. Después aceptar a todo.

Ahora se debe copiar desde el archivo Excel trabajado las celdas B7 hasta AG7, aun cuando la columna B (campo 1) no tenga información alguna.

 j) Se debe abrir un nuevo archivo Excel (no trabajar sobre el archivo original). En la casilla A1 se debe pegar la información antes copiada.

k) Se debe guardar el nuevo archivo. Opción “guardar como” (ubicar por ejemplo el escritorio o mis documentos o la carpeta de su elección), y en tipo seleccionar el formato CSV (delimitado por comas) (*.csv). A continuación “guardar”, al siguiente mensaje “Aceptar”, y al siguiente “Si”. Cerrar el archivo creado (a la pregunta “desea guardar los cambios, responder NO). 

m) Sobre el archivo generado, debe darle anti clic o clic derecho, selección “abrir con”, y tomar la opción “bloc de notas”. Se generará el archivo .txt con la información de los campos delimitada por el signo |. Este archivo se debe guardar en la carpeta asignada para tal fin en su pc. 

Es determinante que el último carácter que posea el archivo .txt construido sea el “|”, caso contrario el archivo no será leído, reportando error en el momento de la ejecución.

De otro lado, como se ha dicho, la denominación del archivo puede ser cualquiera, toda vez que el sistema PORTAL no exige nomenclatura alguna.

n) Ingresamos a SUNAT Operaciones en Línea en la opción de Trámites, Consultas y Declaraciones Informativas (en la pestaña Sistema de Libros y Registros Electrónicos – Sistema de Libros Electrónicos SOL), mediante el Usuario y Clave SOL. Dentro de la opción Sistema de Libros Electrónicos – SOL debemos seleccionar Registro de compras electrónico y luego Generación de registro de compras. Debemos darle clic a “Declaro tener conocimiento y acepto las condiciones para ser Generador Electrónico. Después Continuar. 

 o) En el siguiente cuadro de dialogo se nos preguntará si se “Desea Generar el Registro de Compras Electrónico sin Operaciones”, opción a utilizar cuando no se hayan reportado Compras en el periodo generado. La segunda opción nos permitirá ubicar el archivo .txt que hemos construido y guardado. Una vez seleccionado, debemos tomar la opción “cargar archivo”.

p) Una vez se haya cargado el archivo, el sistema mostrará el preliminar del Registro de Compras electrónico que después podrá ser generado. Para dicha generación basta con tomar la opción dispuesta en la parte inferior, tal como se advierte en el siguiente printer, paso con el que se habrá culminado la presentación (generación) del Registro de Compras, y así cumplida la obligación de llevar los libros y registros vinculados a asuntos tributarios. 

Cabe precisar que de generar los registros electrónicos fuera de los plazos establecidos por el cronograma citado líneas arriba, cometerá la infracción prevista en el numeral 5 del artículo 175° del CT, relativa a llevar los libros y registros con mayor plazo al permitido, quedando expuesto a una multa que equivale al 0.3% de los Ingresos Netos del ejercicio precedente (que no puede ser menos al 10% de la UIT ni mayor a 12 UIT), la que de regularizarse de forma voluntaria goza de una gradualidad del 90%.

q) La opción de Descarga de registro de compras electrónico nos da la posibilidad de ver la estructura que ha sido creada (en archivo .zip), con los datos asignados en ella, en formato .pdf (el que además contiene la constancia de generación del Registro) y .txt, en los que como se advierte a continuación, el sistema les ha otorgado de forma automática una nomenclatura similar al PLE.

  

Continuará el siguiente Martes...